Gebruik e-Captain voor beheerders

Dit is een overzicht van de functies die het meest gebruikt worden voor beheer van de EOV-website en ledenadministratie.

Toegang

Log in met de gegevens voor beheer. Dit is niet hetzelfde als de gegevens voor het portaal zoals de leden het zien. Beheerders moeten altijd bevestigen met Authenticator. De hoofdcategorieën worden gekozen in het blokje linksonder. Afhankelijk van de rechten die je hebt binnen het systeem zijn mogelijk niet alle opties zichtbaar.

Ledenbeheer

Kies Ledenbeheer in het blokje linksonder.

Overzicht

Je krijgt standaard een overzicht van alle huidige leden. In de menu's bovenaan kun je ook oud-leden en niet-leden (bijvoorbeeld deelnemers openbare concerten en organisaties) kiezen. Onder bedrijven vallen alle organisaties, dus ook kerken, koren en kranten. Je kunt ook filteren op groepen, bijvoorbeeld alleen de alten of alleen het bestuur.

Individuele leden aanpassen en bekijken

Dubbelklik op een lid om het te bekijken. Belangrijke tabs en velden:

• Algemeen: naam;
• Contact: privé-telefoonnummer en -e-mail;
• Adressen: privé-adres;
• Koppelingen: -
• Lidmaatschap: soort lid, startdatum, stopdatum;
• Machtiging: -
• Groepen: stemsoort (menu links) voor personen, organisatietype (bijv. koor, kerk) voor bedrijven;
• Vrije velden: -
• Artikelen: aankopen, incl. contributie;
• Financieel: -
• Objecten: -
• Contact info: alle contactmomenten;
• Mijn captain: versuren/vernieuwen logingegevens;
• Overzicht: overzicht groepen en artikelen.

Rapporten opvragen

• Kies Ledenbeheer in het blokje linksonder en dan rapportage linksboven;
• Kies een rapport uit de middelste kolom;
• Kies uitvoer: standaard html (om snel te bekijken), lijst A4 of excel.

Nieuwsberichten maken

• Kies Webbeheer linksonder en dan Nieuwsberichten linksboven;
• Kies + rechtsboven;
• Vul naan en e-mail auteur in;
• Selecteer categorie rechtsboven (belangrijk om het bericht op de goede plek te laten verschijnen);
• Vul stopdatum publicatie in;
• Maak tekst;
• Sla op.

Activiteiten bekijken en aanpassen

• Kies Activiteiten linksonder. Nu verschijnt een lijst met alle data van alle activiteiten. Eventueel kun je bovenaan de bladzijde filters zetten. Bijna al onze actitivteiten zijn repeterend (zoals repetities). Van repeterende activiteiten moeten de gegevens maar één keer te worden ingevuld, ze gelden dan voor alle data.
• Kies het kladblokje achter een van de data van een activiteit, bijvoorbeeld een willekeurige repetitie. Je ziet nu zes tabs.
• Activiteit: naam, eerste keer van de activiteit, soort activiteit en publicatiegegevens. Let ook hier op dat de juiste categorie gekozen is. Bij een herhalende activiteit staan de volgende data in de lijst Vervolgdata. Om bijvoorbeeld meer repetities te plannen hoef je geen nieuwe activiteit te maken, alleen extra data toevoegen is genoeg;
• Extra informatie: informatie op de website over de activiteit;
• Inschrijven: inschrijfgegevens. Aanmaak extra velden en deelnemerslijst graag in overleg met de websitebeheerder;
• Kosten: basiskosten deelname. Prijzen zijn ex-BTW, grootboek nummer vragen bij penningmeester;
• Medewerkers: -
• Deelnemers; overzicht deelnemers met gekozen opties. Lijst kan worden uitgedraaid als rapport (alleev na tevoren gedefinieerd rapport, zie boven) of worden uitgedraaid als excel.

Statistieken

In statistieken zijn onder andere gegevens te vinden over leden (bijvootrbeeld jubulea) en het bezoek van de website.

In overleg te maken

Onderstaande onderwerpen zijn lastiger te implementeren en komen ook niet zo vaak voor. Overleg hiervoor met de websitebeheerder.

• Nieuwe rapporten;
• Nieuwe webpagina's;
• Nieuwe groepen;
• Mailings;
• Nieuwe activiteiten;
• Systeemconfiguratie algemeen;
• Aanpassen toegangsrechten.